Van standaard event naar totaalbeleving: zo creëer je als organisatie écht impact met je evenement
Een evenement organiseren is één ding. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw bijeenkomst méér wordt dan een paar sprekers en een lunch? Hoe raak je deelnemers, prikkel je hun zintuigen én laat je een blijvende indruk achter? Voor veel organisaties is dat dé uitdaging: hoe vertaal je je boodschap naar een beleving die écht binnenkomt? Bij Sprank weten ze dat beleving het verschil maakt. Creatief regisseur Petra Ruben begeleidt organisaties die willen transformeren van standaard events naar totaalervaringen. “Beleving is voor mij het sleutelwoord,” vertelt ze. “Niet zomaar een event met een paar sprekers en een lunch, maar een totaalervaring die van A tot Z klopt. Waar je zintuigen geprikkeld worden en waar je écht iets voelt. Zowel mentaal als lichamelijk.”
De eerste vonk: luisteren, prikkelen en samen ontdekken
Een krachtig evenement begint niet met een lijstje wensen, maar met een goed gesprek. Wat is het doel? Welke impact wil je maken als organisatie? En wat moet bij de deelnemers blijven hangen?
“Co-creatie is voor mij de basis,” zegt Petra. “Samen met de opdrachtgever en vaak ook met hun interne projectteam gaan we echt graven. Ik stel vragen, gebruik tools zoals een kletspot, moodboards of zelfs AI om nieuwe ideeën op tafel te krijgen. En ja, soms zijn het hele gekke ideeën. Maar juist uit die ‘gekke dingen’ ontstaan vaak de beste concepten.”
Van wens naar concept: creativiteit mét strategie
Een sterk evenement begint bij een sterk concept. Voor Petra is dat geen standaard formule, maar maatwerk. “Elke vraag is anders, dus ook elk concept is anders. Wat voor een jubileum werkt, werkt niet voor een HR-congres. Ik laat het concept meestal in mijn hoofd rijpen, een nachtje slapen helpt vaak enorm.”
Visuele denkkracht speelt hierbij een grote rol. “Ik werk veel met beelden, schetsen en associaties. Beeld zegt vaak meer dan woorden. En als het idee eenmaal staat, dan toetsen we dat bij de opdrachtgever– soms al in een vroeg stadium, maar het liefst verras ik ze met een inspirerende pitch waarin echt alles klopt: van inhoud tot uitstraling.”
Laat je thema leven
"Een krachtig evenement herken je aan een thema dat als een rode draad overal in terugkomt. Of het nu gaat om vitaliteit, duurzaamheid of talentontwikkeling; het thema moet je voelen vanaf het moment dat je binnenkomt.”
Een treffend voorbeeld is een congres rond het thema ‘lucht’, waarin écht alles klopte. “Van de uitnodiging tot de styling, van de opening tot de lunchpauze, zelfs het eten sloot aan bij het thema. Compleet met luchtbellen, een luchtballon, een brainspa, een ontvangst in Rituals-sferen, en zelfs een uitnodiging die licht en ontspannen aanvoelde mocht niet missen.”
Activeer de zintuigen van je publiek
Een geslaagd evenement raakt meer dan alleen het hoofd van de bezoeker, het raakt ook het hart en de zintuigen. Dat kan klein en subtiel zijn of juist groots en meeslepend. “Beleving is meer dan alleen horen of kijken, het is ervaren. En dát maakt het verschil,” aldus Petra. Denk aan geur, muziek, texturen, of juist actieve werkvormen en ontspanningsmomenten.
Het team als creatieve motor
Een sterk concept staat of valt met samenwerking. Bij Sprank is het creatieve proces een samenspel van verschillende mensen, expertises en ideeën. Petra: “We brainstormen samen, halen ideeën op vanuit verschillende disciplines. Iedereen brengt zijn of haar talenten in. Zo ontstaat iets wat je in je eentje nooit had bedacht.”
Ook voor organisaties zelf is het waardevol om vanuit verschillende afdelingen of invalshoeken mee te denken. “En dat betekent ook dat je soms een idee deelt dat nog niet af is. Gewoon om te toetsen, om samen verder te bouwen.”
Flexibiliteit op de dag zelf: het draaiboek is niet heilig
Een eventmanager kan nog zo goed voorbereiden, op de dag zelf loopt het altijd anders. “Het draaiboek is een mooie generale repetitie, maar je moet kunnen schakelen. Als sprekers uitlopen, techniek uitvalt of het weer tegenzit, dan moet je flexibel zijn en creatief omgaan met wat er wél kan.”
Flexibiliteit noemt Petra dan ook hét talent van een goede eventmanager. “Je moet continu alert zijn en ad-hoc kunnen improviseren.”
Blijvende impact maken
De kracht van een event zit niet alleen in het moment, maar juist in wat deelnemers meenemen. Evalueren is daarom essentieel en duurzaamheid speelt daarbij een steeds grotere rol. Zo biedt Sprank bijvoorbeeld een digitale goodiebag als alternatief voor papieren weggevers.
Voor organisaties is het ultieme doel dat deelnemers na afloop zeggen: “Ik ben geïnspireerd, geraakt, ik heb iets geleerd, het was tot in de puntjes georganiseerd en ik ga anders weg dan ik gekomen ben.” Dán is het geen evenement geweest, maar een ervaring die blijft hangen.
Wil jij ook van jouw event een totaalbeleving maken?
Laat je inspireren door de aanpak van Sprank en ontdek hoe je als organisatie écht impact maakt. Van eerste vonk tot laatste indruk.